Vorstands- und Teamassistenz (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Sie sorgen dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft – und schaffen damit den Freiraum für Entscheidungen, die wirklich zählen. Als Vorstands- & Teamassistenz sind Sie zentrale Schnittstelle, verlässlicher Dreh- und Angelpunkt und behalten auch dann den Überblick, wenn es komplex wird.

In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit dem Vorstand zusammen und unterstützen gleichzeitig das Team im operativen Tagesgeschäft – mit Struktur, Diskretion und einem ausgeprägten Gespür für Prioritäten.

Ihre Aufgaben

In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Organisation und Koordination des Vorstands sowie des Tagesgeschäfts und tragen maßgeblich zu effizienten, reibungslosen Abläufen im gesamten Unternehmen bei.

Termin- und Reisekoordination des Vorstands: Sie steuern komplexe Termin- und Reiseplanungen mit Weitblick und sorgen für reibungslose Abläufe auf höchster Ebene.
Korrespondenz und Organisation des Vorstandssekretariats: Sie gestalten eine professionelle, stilsichere Kommunikation und halten sämtliche Prozesse im Vorstandsbüro effizient zusammen.
Administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstands: Sie agieren als verlässliche Schnittstelle, entlasten den Vorstand proaktiv und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick.
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Sie schaffen durch strukturierte Vorbereitung und präzise Nachbereitung die Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Organisation des täglichen Büroablaufs: Sie sorgen mit Struktur und Überblick für einen reibungslosen Office-Alltag und halten operative Prozesse effizient am Laufen.
Koordination von Lieferanten und Dienstleistern: Sie steuern externe Partner souverän und gewährleisten eine zuverlässige und qualitätsorientierte Zusammenarbeit.
Administrative Unterstützung des Teams: Sie denken mit, packen an und tragen aktiv dazu bei, dass das Team effizient und fokussiert arbeiten kann.
Kundenmanagement und Gästebetreuung: Sie repräsentieren das Unternehmen als erste Ansprechperson und schaffen eine professionelle und einladende Atmosphäre.

Termin- und Reisekoordination des Vorstands: Sie steuern komplexe Termin- und Reiseplanungen mit Weitblick und sorgen für reibungslose Abläufe auf höchster Ebene.
Administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstands: Sie agieren als verlässliche Schnittstelle, entlasten den Vorstand proaktiv und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick.
Organisation des täglichen Büroablaufs: Sie sorgen mit Struktur und Überblick für einen reibungslosen Office-Alltag und halten operative Prozesse effizient am Laufen.
Administrative Unterstützung des Teams: Sie denken mit, packen an und tragen aktiv dazu bei, dass das Team effizient und fokussiert arbeiten kann.

Korrespondenz und Organisation des Vorstandssekretariats: Sie gestalten eine professionelle, stilsichere Kommunikation und halten sämtliche Prozesse im Vorstandsbüro effizient zusammen.
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Sie schaffen durch strukturierte Vorbereitung und präzise Nachbereitung die Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Koordination von Lieferanten und Dienstleistern: Sie steuern externe Partner souverän und gewährleisten eine zuverlässige und qualitätsorientierte Zusammenarbeit.
Kundenmanagement und Gästebetreuung: Sie repräsentieren das Unternehmen als erste Ansprechperson und schaffen eine professionelle und einladende Atmosphäre.

Ihr Profil

Sie sind ein Organisationstalent mit einem ausgeprägten Gespür für Prioritäten und überzeugen durch Professionalität, Diskretion und eine strukturierte Arbeitsweise.

Qualifikation: Sie verfügen über eine fundierte kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, die eine strukturierte und professionelle Arbeitsweise sicherstellt.
Berufserfahrung: Sie bringen umfassende Erfahrung in einer vergleichbaren Position aus Projekt- oder Immobilienbranche mit und bewegen sich sicher in einem dynamischen, anspruchsvollen Arbeitsumfeld.
Software: Sie nutzen die gängigen Office-Anwendungen routiniert und effizient zur Unterstützung Ihrer täglichen Aufgaben.
Kenntnisse: Sie haben ein gutes Verständnis für branchenspezifische Abläufe und Zusammenhänge.
Arbeitsweise: Sie arbeiten organisiert, denken mit und behalten auch bei komplexen Anforderungen stets den Überblick.
Kommunikationsstärke: Sie kommunizieren klar, verbindlich und adressatengerecht – sowohl intern als auch extern.
Teamgeist: Sie verstehen sich als verlässliche Unterstützung im Team und tragen aktiv zu einer positiven Zusammenarbeit bei.

Das zeichnet AVIAM als Arbeitgeber aus

Bei uns finden Sie nicht nur eine Stelle – Sie finden ein Umfeld, das Sie wachsen lässt.

Eigenverantwortung: Viel Eigenverantwortung und echten Gestaltungsspielraum im Arbeitsalltag.
Gestaltungsfreiheit: Raum für eigene Ideen sowie aktive Mitgestaltung von Prozessen und Projekten.
Flache Hierarchien: Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien in einem dynamischen Umfeld.
Vertrauen: Eigenständiges Arbeiten mit Vertrauen und klaren Verantwortlichkeiten.
Flexible Arbeitszeiten: Flexible Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
Weiterentwicklung: Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
Benefits: Attraktive Zusatzleistungen und Benefits.

Immobilien zu entwickeln bedeutet für uns, Verantwortung zu übernehmen – für die Menschen, die darin leben und arbeiten werden, aber auch für unser eigenes Team.

Denn wer täglich Heimat für andere schafft, verdient selbst ein Umfeld, in dem man sich zugehörig fühlt. Genau das versuchen wir jeden Tag zu leben.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

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Vorstands- und Teamassistenz (m/w/d) bei AVIAM Projektentwicklung AG & Co. KGaA

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